Dirigeants : remboursement des frais réels ou allocation forfaitaire. Comment choisir ?

Contexte : En tant que mandataire social, vous pouvez choisir entre ces deux formes pour vous faire rembourser les frais que vous exposez pour le compte de votre société. Mais il convient de respecter un certain nombre de règles pour les optimiser fiscalement.

Lorsqu’elles se rapportent à des frais de déplacement ou de restauration et d’une façon générale de représentation, les allocations forfaitaires sont imposables à l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPP).  Vous pouvez échapper à cette règle si vous êtes salarié de l’entreprise et que vous percevez une rémunération distincte de celle de gérant. Mais ce cas, veillez bien à ce qu’il y ait cohérence entre les dépenses engagées et vos responsabilités en tant que salarié. Bref, il est recommandé d’opter pour la solution des frais réels.

Cependant, les indemnités kilométriques échappent à ce principe au motif que le barème est déterminé par l’Administration fiscale. Cependant, ce constat ne vous exonère pas de justifier le quantum d’indemnités kilométriques dont vous demandez le remboursement à votre société. En effet, vous devez tenir un état de vos déplacements (date, trajet effectué, motif) justifiant qu’ils ont été exposés dans l’intérêt de la société. N’entrent pas dans cette catégorie les trajets domicile-travail, au motif qu’ils sont couverts par la déduction de 10% pour frais professionnels. La prise en charge de ces trajets par la société expose cette dernière à un rejet de leur déduction fiscale et le dirigeant à une imposition à due concurrence dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers.  

De même, la déductibilité fiscale des remboursements de frais réels, restauration et de représentation est subordonnée à la condition que ces dépenses soient engagées dans l’intérêt de la société. Non seulement elles doivent être justifiés par une facturette (un relevé de carte de crédit n’est pas suffisant), mais en plus elles doivent rester cohérentes par rapport à l’activité de la société, les responsabilités effectives du dirigeant et le chiffre d’affaires de la société. Et à l’instar des trajets domicile –travail, les frais de restauration sur le lieu de travail ne sont couverts par la déduction de 10%. La prise en charge des frais par la société expose cette dernière et le dirigeant aux mêmes sanctions que celles exposées à la fin du paragraphe précédent.

Le Cabinet Jean-Claude ARMAND et Associés vous assiste dans l’optimisation fiscale de vos frais de déplacement.

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