Remboursement de frais réels ou allocation forfaitaire : comment choisir ?

Contexte : En tant que mandataire social, vous pouvez opter soit pour le remboursement de frais réels, soit  pour les allocations forfaitaires. Mais il convient de respecter un certain nombre de règles pour les optimiser socialement et fiscalement.

Allocation forfaitaire et mandat social

Lorsqu’elles se rapportent à des frais de déplacement ou de restauration et d’une façon générale de représentation, les remboursements de frais versées à tout mandataire social sous forme d’allocation forfaitaire sont d’abord assujetties aux charges sociales avant d’être imposables à l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPP).  Vous pouvez échapper à cette règle si vous êtes salarié de l’entreprise et qu’à ce titre, vous percevez une rémunération distincte de celle du mandataire social. Mais ce cas, veillez bien à ce qu’il y ait cohérence entre les remboursements alloués et vos responsabilités en tant que salarié.

Dans ces conditions, et notamment si vous engagez des dépenses importantes pour votre société, le plus simple est d’opter pour le remboursement des frais au réel. Mais là encore un certain nombre de règles s’impose.

Tout d’abord au niveau des indemnités kilométriques. En effet, le taux de remboursement par kilomètre est forfaitaire mais le nombre de kilomètres dont vous demandez le remboursement est réel. En clair, vous devez tenir un état de vos déplacements (date, trajet effectué, motif) justifiant qu’ils ont été exposés dans l’intérêt de la société. N’entrent pas dans cette catégorie les trajets domicile-travail, au motif qu’ils sont couverts par la déduction de 10% pour frais professionnels. Le non-respect de ces 2 conditions expose la société, sur le plan social, (i)  à leur assujettissement aux charges sociales et (ii) sur le plan fiscal un rejet de leur déduction fiscale. Au niveau du bénéficiaire, ces indemnités kilométriques non justifiées seront imposables à l’IRPP.

De même, la déductibilité fiscale des remboursements de frais réels, restauration et de représentation est subordonnée à la condition que ces dépenses soient engagées dans l’intérêt de la société. Non seulement elles doivent être justifiées par une facture (un relevé de carte de crédit n’est pas suffisant), mais en plus elles doivent rester cohérentes par rapport à l’activité de la société, les responsabilités effectives du dirigeant et le chiffre d’affaires de la société. Et à l’instar des trajets domicile –travail, les frais de restauration sur le lieu de travail ne sont couverts par la déduction de 10%. Dans un telle situation,  le remboursement de frais réels par la société expose cette dernière et le dirigeant aux mêmes sanctions que celles exposées à la fin du paragraphe précédent.

Pour aller plus loin

Le cabinet Jean-Claude Armand et Associés vous assiste dans l’optimisation fiscale de vos frais de déplacement.

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