Dispositif SOX, contrôle interne : les pièges à éviter
Contexte : cette difficulté se caractérise par le fait que vous êtes entre l’enclume et le marteau. L’enclume, c’est que vous anticipez (i) une grande difficulté, voire une hostilité plus ou moins ouvertement affiché, à obtenir une collaboration de la part du personnel de l’entreprise alors que pour des raisons politiques et/ ou légales, vous êtes absolument obligés de le ménager, soit (ii) une connaissance très superficielle de l’entreprise (cas des sociétés nouvellement acquises) soit (iii) enfin les deux. Le marteau, c’est le respect impératif des délais par la direction groupe (corporate). Dans de tels contextes, voici quelques conseils pour réussir la mission.
Si vous intervenez dans une société nouvellement acquise par le groupe qui vous missionne, tentez rapidement d’en comprendre la culture, bref son mode de fonctionnement. Pour cela, entretenez-vous avec le PDG et les principaux chefs de service pour apprécier quel est leur degré de sensibilité par rapport au SOX ou à un . Posez-leur quelques questions sur leur culture financière. En ce qui concerne le P DG, sa nomination par le nouvel actionnaire ne signifie pas forcement qu’il adhère au SOX. Relever les objections à faire passer l’implémentation du SOX au second plan et tentez de les valider auprès du P-DG et ou des autres chefs de service. Appréciez également le degré de rigueur de l’ensemble des chefs de service en portant un jugement sur la clarté de l’organigramme, en demandant les fiches de descriptions de poste, etc…Enfin, essayez de savoir comment les précédents actionnaire et management étaient jugés. Ainsi, une bienveillance du personnel, chefs de service notamment, à l’égard de ces derniers, alors que l’examen des reportings prouve le contraire, peut être interprété comme une hostilité implicite au nouvel actionnaire et par conséquent à l’implémentation du SOX. Toutes ces informations recueillis vont permettre également de savoir sur qui s’appuyer pour faire implémenter le dispositif SOX.
Dans ce cas, faites preuve de pédagogie auprès de l’ensemble du personnel concerné par la mise en place du dispositif,y compris les employés. L’expérience montre que la pédagogie effectué par le siège du groupe jusqu’à votre intervention est loin d’être optimale pour deux raisons, étroitement liées l’une à l’autre : la première est que la barrière linguistique. La personne dépêchée par le groupe pour sensibiliser le personnel ne parle pas français et ce dernier ne maîtrise qu’imparfaitement l’anglais. Ensuite, la personne en question ne fait pas toujours les efforts nécessaires pour « vendre » le dispositif et expliquer au personnel qu’il ne s’agit pas forcément de plus travailler mais surtout de mieux travailler. En effet, les carences de contrôle interne cachent souvent des dysfonctionnements opérationnels (cf. l’article Dispositif SOX faire d’une pierre deux coups). Ladite personne compte souvent davantage plus sur le rapport de force que sur la séduction pour faire accepter le dispositif dans son principe.
Si vous êtes missionné pour accomplir à la demande de la filiale française d’un groupe une telle mission sous une sous-filiale située dans un pays où la culture financière est peu développée voire inexistante, préparez bien votre intervention, encore un plus que dans un contexte européen ou francophone. Vous n’êtes pas pour autant certain qu’ils seront prêts à votre arrivée dans ladite sous-filiale mais cela vous protège vis à vis du management de la filiale française. Ensuite sur place, bien expliquer aux équipes en place les documents que vous attendez d’eux. Faites une liste des documents nécessaires à l’accomplissement de votre mission à remettre sur des délais très courts et faites preuve, encore une fois de plus de pédagogie et surtout de patience. L’expérience démontre qu’elles sont beaucoup plus payantes qu’une attitude trop ferme.
Pour aller plus loin
Le cabinet Jean-Claude Armand et Associés accompagne les groupes américains dans le déploiement et le maintien du dispositif SOX dans un contexte difficile. Il dispose de plusieurs références à cet effet (cf. nos références).
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